Digitaal liftboek heeft voor- en nadelen ten opzichte van papieren versie. Bij elke lift hoort een liftboek. Dat is zelfs wettelijk geregeld. Onderhoudsdocumentatie en aantekeningen rond onderhoudsbeurten, storingen en keuringen zijn zo altijd binnen handbereik. Digitale uitvoeringen, benaderbaar via een IP-adres lift of QR- code, zijn nu ook beschikbaar. Een goede ontwikkeling.
De ontwikkelingen in lifttechniek volgen elkaar snel op. Digitalisering van informatie rond liftgebruik, onderhoud en keuring is er één van. Door het verzamelen van gebruiksgegevens kan de onderhoudsfrequentie en renovatie gepland worden op basis van werkelijk gebruik. Eurlicon werkt hiermee en noemt het ‘slim onderhoud’. U las hierover in Liftinstituut Magazine 324. Ook DLR is er actief mee, evenals grote liftbedrijven als OTIS en KONE. Naast adviseurs en liftbedrijven die de verzamelde gegevens voor zichzelf en de klant inzichtelijk maken via portals, zijn er bedrijven die portals ontwikkelen via welke ze de eigenaar van liftinformatie voor optimaal beheer willen voorzien. Zij trekken het breder en willen ook keuringsinformatie opnemen. Voorbeelden hiervan zijn Liftboek.nl (Liftinzicht) en Liftbook.nl (Elseco). Liftinzicht wilde aanvankelijk graag dat haar portal meteen ook in de plaats zou komen van het ‘papieren’ liftboek omdat dit omslachtig en niet meer van deze tijd zou zijn. Daar is men nu vanaf gestapt. De naam Liftboek.nl wordt veranderd in liftmanager®. Hiermee wordt benadrukt dat het om een managementtool gaat. Liftintermediair gebruikt deze tool. In de praktijk komt het er nu soms op neer dat keuringsinstanties en onderhoudsbedrijven gevraagd wordt om na de keuring de informatie in een portal in te voeren, naast de gebruikelijke notities in het liftboek en het toezenden van de keuringsrapportage. Dat kost tijd die ten koste van de onderhouds- en keuringstijd kan gaan en dat is ongewenst.
Belangrijk verschil: Onderhoudsinstructies en logboek
Het is heel goed dat technische innovaties benut worden om liftbeheer en liftonderhoud te optimaliseren. Begrijpelijk dat je dan ook iets met de keuringsinformatie zou willen doen. Maar kan het papieren liftboek dan vervallen? En wat zegt de wetgeving over het liftboek qua vorm en inhoud? Duidelijk is dat in de wetgeving verschil gemaakt wordt tussen een logboek en een instructieboek.
Wetgeving
De Richtlijn liften 2014/33/EU meldt het volgende:
6.2. Elke lift moet vergezeld gaan van een documentatie die gesteld is in de officiële taal (of talen) van de Gemeenschap die overeenkomstig het Verdrag kan (kunnen) worden bepaald door de Lid-Staat waar de lift wordt geïnstalleerd. Deze documentatie omvat ten minste:
- een instructieboek dat de voor normaal gebruik benodigde tekeningen en schema’s bevat, alsmede die voor onderhoud, inspectie, reparatie, periodieke controle en de in punt 4.4 bedoelde hulpverlening;
- een liftboek waarin de reparaties en eventueel de periodieke controles kunnen worden opgetekend.
Het warenwetbesluit liften meldt in artikel 18:
- Een lift gaat vergezeld van een instructieboek en een liftboek als bedoeld in punt 6.2 van bijlage I van de richtlijn. Deze zijn gesteld in de Nederlandse taal.
- Een veiligheidscomponent gaat vergezeld van een instructieboek als bedoeld in punt 6.1 van bijlage I van de richtlijn.
- Het certificaat van goedkeuring, bedoeld in artikel 17a, eerste lid, en het liftboek, bedoeld in het eerste lid, of een afschrift daarvan worden desgevraagd getoond aan een ambtenaar als bedoeld in artikel 25.
Opvallend is dat gesproken wordt over een liftboek en over een instructieboek. Als binnen de branche gesproken wordt over digitalisering, dan moet dit verschil wel meebeschouwd worden.
CCvD-L denkt mee
Op de vraag of een liftboek ook digitaal beschikbaar mag zijn, sprak het CCvD-L (Centraal College van Deskundigen-Liften) in maart 2016 uit dat vanuit de regelgeving geen eisen gesteld worden aan de vorm van een liftboek. Ook wil het CCvD-L geen sta-in-de-weg zijn voor innovaties. Daarom werd gesteld dat een liftboek, in welke vorm dan ook, in papieren of digitale versie vrij toegankelijk moet zijn bij de lift. Deze uitspraak is in juni 2016 aangevuld: een liftboek (in welke vorm dan ook) moet vrij toegankelijk en blijvend beschikbaar zijn bij de lift.
Naar aanleiding van het voorgaande zal de Werkgroep Regelgeving binnen het CCvD-L een voorstel aan het CCvD-L doen hoe om te gaan met een digitaal liftboek. Hierin worden de volgende zaken meegenomen:
- Wat is vrij toegankelijk?
- Hoe kunnen de data worden overgedragen/geborgd bij de lift?
- Hoe zijn de data te beveiligen?
- Wie zijn de betrokken belanghebbenden?
- Om welke documenten gaat het?
Dit zou kunnen uitmonden in een ‘bindend advies hierover van de SBCL (de schemabeheerder die tevens het CCvD-L faciliteert) en uiteindelijk kunnen leiden tot een aanvulling in het certificatieschema waarin keuringsinstanties controleren of aan de eisen wordt voldaan.
Digitalisering onderhoudsdocumentatie in machinebouw
Onder andere in de industrie en machinebouw wordt digitalisering van onderhoudsdocumentatie steeds meer toegepast. Bij de installaties is dan altijd een beeldscherm aanwezig waarmee onderhoudsinstructies en de elektrische, pneumatische en hydraulische schema’s van de machine of installatie kunnen worden ingezien. Of de monteur beschikt over een laptop.
De Richtlijn machines definieert het begrip ‘onderhoudsdocumentatie’ zo:
[Bijlage I, §7.4.2]
r) de beschrijving van de afstellings- en onderhoudswerkzaamheden die de gebruiker moet verrichten alsook de in acht te nemen voorkomingsmaatregelen;
s) instructies met het oog op een veilig afstellen en onderhoud, met inbegrip van de daarbij te nemen beschermingsmaatregelen;
Deze omschrijving biedt ruimte voor allerlei interpretaties. Recent vond een congres plaats naar aanleiding van het uitkomen van de Praktijkrichtlijn Onderhoudsdocumentatie. Een uitgave van het KIVI (Koninklijk Verbond Van Ingenieurs), D&F en MMC (beide consultants). Deze richtlijn meldt:
6.5 vorm en presentatie van de onderhoudsvoorschriften
- Een (integrale) onderhoudstabel, met daarin de dagelijkse, wekelijkse etc. werkzaamheden. Toegevoegd hieraan: verwijzing naar een betreffende paragraaf waar de werkzaamheden, voorzorgsmaatregelen, gereedschappen, criteria etc. nader worden beschreven.
- Tabellen zoveel mogelijk op het hoogste systeemniveau, bijvoorbeeld een integraal schema voor een productielijn. In overleg met de afnemer kan ook een andere vorm, bijvoorbeeld per deelmachine.
- Gericht op het vereiste bekwaamheidsniveau, dus voor afstelling van een V-snaar voor een monteur enkele steekwoorden, voor de leek een stapsgewijze instructie met tekeningen of foto’s.
- De informatie dient zowel op papier als digitaal te worden aangeleverd; het format dient in overleg tussen leverancier en gebruiker te worden vastgesteld.
- Duidelijke presentatie, puntsgewijs en in logische volgorde gepresenteerd. Toevoeging van illustraties wordt sterk aanbevolen (en bespaart vaak een beschrijving).
Standpunt Liftinstituut
Liftinstituut is positief over de innovaties waar het gaat om het verzamelen en ontsluiten van informatie en wijst op de wettelijke bepalingen, zoals genoemd, over een logboek en instructieboek. Liftinstituut zou zich kunnen voorstellen dat je een digitale vorm van het logboek bespreekbaar maakt. Maar waar het een instructieboek betreft, is het te kort door de bocht om de ‘papieren’ versie zomaar te laten vervallen. Om gebruiksvriendelijkheids- en veiligheidsredenen. Het is namelijk niet eenvoudig om elektrische en hydraulische schema’s van meer gecompliceerde, en misschien zelfs ook van eenvoudigere, installaties te moeten inzien op een computerbeeldscherm. En het is eigenlijk ook niet mogelijk dit goed ‘online’ op je smartphone te doen. Want dát is het hulpgereedschap dat de monteur meestal tot zijn beschikking heeft. Het scherm van een smartphone is veel te klein om goed overzicht te realiseren en niet overal kun je ‘online’ zijn. Dit kan resulteren in ‘proberen’ in plaats van schematisch uitzoeken hoe het echt zit bij, bijvoorbeeld, storingen. En dat kan weer tot gevaarlijke situaties leiden. En veiligheid is toch iets waar we allemaal voor staan? Gaandeweg zullen bij nieuwe of gerenoveerde installaties digitale onderhoudsinstructies hun weg gaan vinden. Maar Liftinstituut vindt wel dat de papieren versies bij de bestaande installaties nog niet weggegooid kunnen worden.
Aanvullend merkt Liftinstituut dat er in de markt meerdere partijen zijn die portals exploiteren en het gebruik hiervan stimuleren. Dit kan betekenen dat niet alléén de monteur, maar ook de inspecteurs, naast zijn gewone werk, in moet loggen en vervolgens gegevens moet invoeren. Daar is op zich niets mis mee. Wel moet de eigenaar zich realiseren dat dit tijd kan kosten. Tijd die niet ten koste van de keuringstijd mag gaan. Dus iets waar mogelijke extra kosten aan verbonden kunnen zijn. Ook omdat gevraagd wordt meer in te vullen dan dat wat nodig is in het ‘papieren’ liftboek.
Uitkomsten congres rond onderhoudsdocumentatie
Recent vond een congres plaats naar aanleiding van het uitkomen van de Praktijkrichtlijn Onderhoudsdocumentatie. Eén van de initiatiefnemers voor het opstellen van deze praktijkrichtlijn is Peter Mesie, senior consultant bij D&F Consulting te Breda. We vroegen hem vanuit de regelgeving, maar ook vanuit de praktijk, naar de vorm waarop onderhoudsdocumentatie beschikbaar moet zijn. Hieronder zijn antwoord:
“Op het genoemde congres is de vraag van Liftinstituut aan de orde geweest. Uit de discussie kwam geen eenduidig antwoord naar voren, wel dat beide varianten, papier en digitaal, hun eigen voor- en nadelen hebben. Ten aanzien van de vorm (wel of niet digitaal) kiest deze Praktijkrichtlijn de praktische insteek, dat de informatie zowel op papier als digitaal dient te worden aangeleverd, het digitale format (tekstverwerkingsprogramma en/of leesbestand) dient in overleg tussen leverancier en gebruiker te worden vastgesteld. Deze insteek is in lijn met de Machinerichtlijn 2006/42/EG en de toelichting daarop. Analoog aan de Richtlijn Liften stelt de Richtlijn machines ongeveer dezelfde eis:
Machinerichtlijn, Bijlage I, § 1.7.4 Bij iedere machine moet een gebruiksaanwijzing zijn gevoegd …
Dit is dezelfde opzet als de Richtlijn Liften, waarbij de vorm van de informatie niet specifiek wordt benoemd. Daardoor is er ruimte om deze informatie digitaal te verstrekken. De toelichting op de Machinerichtlijn (Gids op de Machinerichtlijn, 2e editie 2010) zegt over de vorm het volgende:
§ 225 de vorm van de gebruiksaanwijzing
In punt 1.7.4 wordt de vorm van de gebruiksaanwijzing niet genoemd. Het is algemeen aanvaard dat alle veiligheids- en gezondheid gerelateerde aanwijzingen op papier moeten worden verstrekt aangezien niet kan worden aangenomen dat de gebruiker toegang heeft tot de middelen om in elektronische vorm verstrekte of op een website beschikbaar gestelde aanwijzingen te lezen. Het is echter vaak nuttig de gebruiksaanwijzing zowel in elektronische vorm en op internet als op papier beschikbaar te stellen, aangezien dit de gebruiker in staat stelt het elektronische bestand te downloaden als hij dit wenst en weer de beschikking te krijgen over de gebruiksaanwijzing als het exemplaar op papier verloren is gegaan. Deze praktijk maakt het ook gemakkelijker de gebruiksaanwijzing te actualiseren wanneer dit nodig is.
Zowel op papier als digitaal
Uitsluitend digitale verstrekking van de gebruiksaanwijzing, waarvan de onderhoudsdocumentatie onderdeel is, acht deze toelichting niet wenselijk omdat niet aannemelijk is dat de toegang tot elektronisch beschikbare informatie gegarandeerd kan worden. Indien echter deze garantie wel kan worden gegeven, vervalt het bezwaar en zou informatie alleen in elektronische vorm acceptabel kunnen zijn. Dit vraagt om een digitale architectuur die in deze beschikbaarheid voorziet, en waarin ook een back-up is verwerkt, zodat bij een (netwerk)storing de informatie op een andere wijze toch beschikbaar is.
Verder is het in sommige branches al geaccepteerd als gangbare praktijk dat bepaalde deeldocumentatie in digitaal format beschikbaar is. Dit geldt bijvoorbeeld bij keuringen in het werkveld hijs- en hefmiddelen. Het op een beeldscherm tonen van het juiste certificaat heeft immers een praktisch voordeel ten opzichte van een geprinte versie vanaf datzelfde beeldscherm.
Uit bovenstaande wordt zichtbaar dat zowel de (keurings)praktijk als de regelgeving de digitale informatieverstrekking zeker niet in de weg wil staan, zolang de beschikbaarheid gegarandeerd is en zolang een digitale versie praktisch werkbaar is. Onze inschatting is dat de papieren versie de eerstkomende jaren nog niet gemist kan worden. Gezien de voortschrijdende digitalisering zullen de praktische werkbaarheid en beschikbaarheid toenemen, waardoor in de toekomst alleen digitale onderhoudsdocumentatie de praktijk zal zijn.”